ENCÜMEN MÜDÜRLÜĞÜ’NÜN GÖREVLERİ

Başkanlık Makamı tarafından Encümene havale edilen dosyaların işlemlerini yapmak suretiyle Belediye Encümeni’nin sekreteryasını yürütmek Encümen Müdürlüğünün temel görevidir.

Bu bağlamda yürütülen başlıca görevler şunlardır;
-Başkanlık Makamı tarafından Encümene havale edilen dosyaları hukuki açıdan tetkik etmek, eksiklerini gidermek ve gerektiğinde Encümene rapor etmek,

-Encümen ve ihale gündemini hazırlamak ve ilgili birimlere iletmek,

-Encümen toplantı salonunu hazırlamak,

-Encümen ve ihale kararlarını yazmak ve üyelere imzalatmak,

-Encümen tarafından ihalesine karar verilen dosyalarla ilgili ihale
ilanlarını ve davet yazılarını hazırlamak, ilgililerine göndermek ve teklif yapan müdürlüğe bilgi vermek,

-Encümen karar özetleri zabıt defterini yazmak,

-Kapalı teklif usulü ihalelerde teklif zarflarını Encümen adına teslim almak, ihale saatine kadar muhafaza etmek ve ihale saatinde Encümen’e teslim etmek.

-Belediyemiz birimleri tarafından gönderilen diğer ilan ve duyuruları yayımlatmak,

-Kamu kurum ve kuruluşlarından belediyemiz ilan panosunda duyurulmak üzere gönderilen ilan ve duyuruların işlemlerini yapmak, neticeyi ilgili kuruluşlara bildirmek,

-Encümen ve İhale Kararlarını müdürlük arşivinde muhafaza etmek,

-İhaleye katılmak isteyen isteklilerin geçici teminatla ilgili işlemlerini yapmak, ihale üzerinde kalmayan isteklilerin geçici teminatlarını muhafaza etmek ve ilgililerine iade etmek,

-İşlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere iletmek